Insumos y Equipos para Fundición

Enfoque

IEPF SAS operaba bajo un sistema inicial en Notion que, aunque funcional en apariencia, carecía de una estructura lógica relacional. Esto generaba fugas de información, datos duplicados y una visión fragmentada del negocio que obligaba al equipo a realizar tareas manuales repetitivas. El CEO necesitaba dejar de "buscar datos" para empezar a "analizar información".

Logros

Mi intervención no se limitó a organizar páginas, sino a realizar una reingeniería completa de la arquitectura de datos. El objetivo fue centralizar la operación en un ecosistema donde la información fluye sin fricción:

• Diseñé perfiles inteligentes para clientes y proveedores que actúan como el núcleo del sistema. En un solo lugar, el CEO accede al histórico completo de requerimientos, cotizaciones, contactos clave y trazabilidad de facturación.
• Implementé un módulo de estados de cuenta vinculado automáticamente, permitiendo identificar facturas pendientes de pago sin necesidad de auditorías manuales externas.
• Diseñé y desplegué un CRM operativo en Notion desde cero (Notion V2) para un flujo comercial end-to-end.
• Normalicé y estructuré bases de datos relacionales (Empresas, Contactos, Requerimientos, Quotes, Cotizaciones, OC, Remisiones, Facturación, Invoices, Gastos y Tareas).
• Implementé plantillas internas por módulo para estandarizar captura de información y reducir retrabajo.
• Creé dashboards por área (Comercial, Administrativo y Contable) y un dashboard ejecutivo para gerencia.
• Estructuré paneles de control personalizados para las áreas Administrativa, Comercial y Financiera. Cada área ahora cuenta con una interfaz limpia que muestra únicamente los KPIs (indicadores) necesarios para operar con eficiencia, eliminando el ruido visual y optimizando el tiempo de respuesta
• Diseñé un sistema transversal de tareas con responsables, fechas límite y alertas, conectado al flujo del negocio.
• Configuré automatizaciones nativas en Notion
• Diseñé reglas de permisos y estructura de acceso por roles para controlar edición/visibilidad por áreas.

El resultado fue la transición de un repositorio pasivo de documentos a una herramienta de gestión activa que permite escalar la operación de IEPF SAS con control total.